Publicado originalmente el 18 de enero de 2016.

Independientemente de lo que las autoridades mexicanas digan sobre el tema, abrir una empresa en México puede suponer un dolor de cabeza si a la par se tienen otras actividades y si no se encuentran los socios solamente enfocados en ello. Además, en los portales oficiales no existe alguna guía que describa paso a paso el proceso de abrir una nueva empresa como persona moral, con todos los trámites adicionales que supone, al menos en lo que a la figura de Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable se refiere. Así que voy a tratar de ser breve y claro, basado en mi experiencia personal.

Los beneficios de figura S. de R.L. de C.V., son básicamente los siguientes: I. El capital se integra por aportaciones, no por acciones. II. Para que un nuevo socio se integre, necesita forzosamente la aprobación de la mayoría de los socios actuales. Es decir, es una figura que otorga más seguridad a los accionistas. III. La administración está a cargo de uno o más gerentes, que pueden ser los socios o personas ajenas a la sociedad.

Ahora bien, estos son los pasos que hay que seguir para constituir una S. de R.L. de C.V. en México, considerando todo el ambiente de negocio:

1. Verificar que el nombre de la empresa se encuentre disponible ante la Secretaría de Economía. Este trámite se realiza directamente en el portal de dicha institución. Aquí recomiendo generar una lista de al menos cinco nombres diferentes y enviarlos a revisión todos, ya que no imaginamos el número de nombres de empresas que ya se encuentran registrados.
2. Desarrollar el objeto social para el acta constitutiva para Notario Público. Aquí se deben considerar todas aquellas actividades que la empresa podrá realizar. Se deben considerar actividades lucrativas y no lucrativas. Y se recomienda amplitud en la descripción, considerando el crecimiento de la compañía en el futuro, donde se pueden vender o producir productos o servicios diferentes, o bien realizar otro tipo de actividades. En caso de que después de constituida la sociedad, la empresa requiera realizar alguna actividad adicional, deberá de protocolizarse ante el Notario.
3. Definir a los actores. Es decir, a los socios, al comisario y la dirección fiscal de la empresa. Definir además quién será el responsable legal de la empresa, y la(s) persona(s) que tendrán atribuciones de “gerente”, así como las funciones de cada involucrado.
4. Asegurar actividad económica de los socios. Es decir, se deberá gestionar que cada socio, en su papel de persona física, tenga una actividad económica de “Accionista” ante el Sistema de Administración Tributario (SAT). La persona puede inclusive tener dos actividades económicas: La de accionista y empleado.
5. Acudir a Notario Público. Evítese la molestia de acudir al Notario si no lleva los siguientes documentos, usted , los socios y el comisario: a) IFEs de socios y comisario; b) Comprobante de domicilio fiscal de la empresa; c) Importe del costo de Acta (oscila en los $10,000 pesos); d) Documentos de actividad económica de los socios proporcionado por SAT; e) Documento de aceptación de nombre de la empresa ante la Secretaría de Economía; f) Propuesta de objeto social.
6. Dar seguimiento a la pre – liberación del Acta. El Notario Público trabajará en los documentos, y liberará en días posteriores la primer parte del Acta Constitutiva. Con esta primera parte del Acta, se debe acudir a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) para dar de alta a la persona moral, y su Registro Federal de Causantes (RFC) con los siguientes elementos: a) Una memoria USB, en donde se realizará la copia de su firma y demás archivos digitales; y b) Comprobante de domicilio.
7. Registrar públicamente la propiedad. Una vez generado el RFC, se deben devolver el Acta y demás documentos generados ante la SHCP al Notario (pero no los archivos digitales ni passwords), quien seguirá el trámite de registro ante el Registro Público de la Propiedad.
8. Contratar servicios de facturación electrónica. Una vez registrada la empresa, y liberada el Acta Constitutiva definitiva, se debe contratar un servicio de facturación electrónica y timbrado, para lo cual es necesario solicitar al SAT los certificados digitales. Este trámite es en línea y los archivos electrónicos generados deberán ser resguardados. Estos archivos serán requeridos por el prestador de servicios de facturación electrónica.
9. Contratar los servicios de un Contador Público (opcional). La actividad de llevar a cabo la contabilidad de la empresa la puede realizar cualquier persona de forma directa en el portal del SAT, pero es necesaria mucha práctica y destinar tiempo, ya que se presentan errores al momento de la declaración si no se dominan los conceptos contables. Por tanto, es altamente recomendable que se contrate a un Contador Público de confianza (a quien deberá de entregarle una copia de los archivos generados en la SHCP y su password) para iniciar con sus obligaciones fiscales.
10. Contratar servicios bancarios. Puede escoger el banco de su confianza, o decidir sobre el que mejor servicio, tasas, rendimiento, etc. tenga para su empresa. Todos los bancos en México tienen sistemas similares en lo que a seguridad se refiere, por tanto, recomiendo no sólo la apertura de una cuenta bancaria, sino los servicios de operación por internet.

Con todo lo anterior completado, está usted listo para iniciar operaciones en su empresa. Ya puede vender (mediante facturación electrónica), comprar (mediante transferencias electrónicas o pago con tarjeta de la empresa) y realizar cualquier acto que se defina en el objeto social del Acta Constitutiva. ¡Y RECUERDE! De cinco a diez días después de finalizar el mes, se deben enviar al Contador las facturas emitidas el mes anterior, las compras realizadas (en comprobante fiscal) y los estados financieros del banco al cierre de mes. El contador le enviará un documento con la línea de captura para pagar los impuestos correspondientes del mes de forma electrónica a través de su banco.

¿Sencillo? Para mí no lo fue tanto, por que para desgracia de los emprendedores, no existe una guía oficial confiable que nos permita organizar tiempos y recursos. Pero aquí ya hay una, quizá no oficial, pero sí lo suficientemente clara para que no tenga el pretexto de emprender.